LTSD-checklist: van onboarding tot renewals
Standaardiseer intake, monitoring en vernieuwing van LTSD-dossiers.
Een langdurige leveranciersverklaring (LTSD) is een krachtige manier om preferentieclaims te versnellen, mits je governance stevig genoeg is. Onderstaande checklist helpt je om intake, monitoring en vernieuwing te standaardiseren.
1. Intake en beoordeling
- Segmentatie: bepaal welke leveranciers in scope zijn (HS-code, waarde, oorsprongsland).
- Dataverzameling: vraag technische fiches, productieprocessen en certificaten op.
- Risicoanalyse: beoordeel complexiteit (multi-tier, derde landen) en bepaal welke controles nodig zijn.
2. Workflow voor LTSD-aanvragen
- Aanvraagformulier: gebruik een gestandaardiseerd formulier voor leveranciers (inclusief REX-status en productcodes).
- Document upload: laat leveranciers bewijsstukken uploaden (PSR-berekeningen, statements on origin, productieflows).
- Automatische validatie: controleer volledigheid, vervaldatums en afwijkingen ten opzichte van historische dossiers.
3. Interne beoordeling en goedkeuring
- Vier-ogen: compliance controleert de ingestuurde gegevens, supply chain levert context en bevestigt volumes.
- PSR-match: verifieer of de aangeleverde PSR echt geldt voor de betreffende HS-code en handelsstroom.
- Recordkeeping: sla het volledige dossier op in PSRA, inclusief diff’s en audit-log.
4. Monitoring en alerts
| Check | Frequentie | Automatisering |
|---|---|---|
| Expiratiedata | Dagelijks | Scheduler met e-mail + dashboardwidgets |
| Volume afwijkingen | Wekelijks | Vergelijk geplande vs. geleverde volumes |
| Wijzigingen in HS/PSR | Maandelijks | ROSA-sync en notificaties |
5. Vernieuwing en herverklaring
- Vooraf notificeren: stuur leveranciers 60/30/7 dagen voor expiratie een herinnering.
- Herbevestiging gegevens: vraag expliciet naar wijzigingen in productieproces of componentmix.
- Archiveren: markeer oude LTSD’s als verlopen maar behoud ze voor audits.
6. Integratie met CBAM en preferentie
LTSD’s leveren data voor CBAM-emissies en preferentie-analyse. Door de workflows te koppelen hoef je informatie maar één keer op te vragen en blijven rapportages consistent.
Volgende stap
Download de LTSD-werkset en ontvang:
- Een invulbare supplier declaration template (NL/EN).
- Een checklist voor intake, validatie en renewals.
- Tips voor het koppelen van LTSD-data aan CBAM-rapportages.
Related articles
- LTSD-management: van handmatig naar geautomatiseerd in 3 stappen: Transformeer leveranciersverklaringenbeheer van foutgevoelig handmatig werk naar een gestroomlijnde, geautomatiseerde workflow.
- Supplier risk management: van spreadsheet naar systeem: Waarom spreadsheets tekortschieten voor leveranciersrisicobeheer en hoe u een systematische aanpak implementeert die schaalt met uw organisatie.
- LTSD-renewal governance: bouw een vaste cadans in plaats van leveranciers najagen: Ontwerp LTSD-renewals als control lane met vervalsignalen, leverancierssegmentatie en expliciete goedkeuringen.
Related downloads
- Van LTSD naar audit-klare oorsprongsdossiers: Stapsgewijs draaiboek om leveranciersverklaringen om te zetten in verdedigbare, audit-klare oorsprongsdossiers.
- Vendor-risk checklist: Beveiliging, datalocatie, uitlegbaarheid en CBAM-gereedheidscontroles.
- Gids voor leveranciersonboarding en audittrail: Praktische portalrondleiding en audittemplates voor snellere leveranciersactivatie.
Related definitions
- LTSD: Een LTSD is een langlopende leveranciersverklaring die oorsprongsclaims over meerdere leveringen ondersteunt.
- LTSD: Een LTSD is een langlopende leveranciersverklaring die oorsprongsclaims over meerdere leveringen ondersteunt.
- BOM: Een BOM is de bill of materials: de gestructureerde samenstelling van een product.
- Audit trail: Een audit trail legt vast wie wat heeft gedaan, op basis van welke brondata en met welke beslislogica.