Leveranciersverklaringen: types, geldigheid en valkuilen
Een complete handleiding over leveranciersverklaringen met langlopende, eenmalige en vervangende verklaringen.
Een leveranciersverklaring is een schriftelijke verklaring van een leverancier aan een afnemer over de oorsprong van geleverde goederen. Het is het fundament waarop exporteurs hun preferentiele oorsprongsclaims baseren. Zonder geldige leveranciersverklaringen kan een exporteur niet aantonen dat de gebruikte materialen voldoen aan de oorsprongsregels, wat leidt tot verlies van preferentie en mogelijke naheffingen bij douanecontroles.
Wettelijke basis
Leveranciersverklaringen zijn geregeld in Uitvoeringsverordening (EU) 2015/2447, artikelen 61 tot en met 66. Deze verordening specificeert de vorm, inhoud en geldigheid van leveranciersverklaringen binnen de EU.
Twee types leveranciersverklaringen
1. Enkelvoudige leveranciersverklaring (single supplier declaration)
| Kenmerk | Specificatie |
|---|---|
| Reikwijdte | Eenmalige levering of specifieke zending |
| Referentie | Gekoppeld aan een specifieke factuur of leveringsnummer |
| Formulering | Voorgeschreven tekst conform bijlage 22-15 van Verordening 2015/2447 |
| Wanneer gebruiken | Incidentele leveringen of wisselende producten |
De enkelvoudige verklaring wordt opgesteld per individuele zending en verwijst naar een concreet handelsdocument.
2. Langlopende leveranciersverklaring (long-term supplier declaration, LTSD)
| Kenmerk | Specificatie |
|---|---|
| Reikwijdte | Alle leveringen van gespecificeerde producten gedurende een bepaalde periode |
| Maximale looptijd | 24 maanden (met terugwerkende kracht tot 12 maanden mogelijk) |
| Referentie | Beschrijving van de producten (geen individuele factuurverwijzing) |
| Formulering | Voorgeschreven tekst conform bijlage 22-16 van Verordening 2015/2447 |
| Wanneer gebruiken | Regelmatige leveringen van dezelfde producten |
De LTSD dekt een reeks leveringen en is bijzonder geschikt voor structurele handelsrelaties waarbij dezelfde producten herhaaldelijk worden geleverd.
Inhoudelijke vereisten
Elke leveranciersverklaring moet minimaal bevatten:
- Identificatie van de leverancier (naam, adres, eventueel EORI-nummer).
- Productomschrijving met HS-code of productspecificatie.
- Oorsprongsstatus van de goederen (preferentieel of niet-preferentieel).
- Toepasselijke oorsprongsregels waaraan de goederen voldoen.
- Verklaring over cumulatie indien van toepassing.
- Ondertekening door een bevoegd persoon bij de leverancier.
- Datum en plaats van afgifte.
Geldigheidstermijnen
| Type | Geldigheidsperiode | Terugwerkende kracht |
|---|---|---|
| Enkelvoudig | Geldt voor de specifieke zending waarnaar verwezen wordt | Niet van toepassing |
| Langlopend (LTSD) | Maximaal 24 maanden vanaf afgiftedatum | Mag tot 12 maanden voor afgiftedatum dekken |
Belangrijk: Een LTSD die is afgegeven op 1 maart 2026 kan leveringen dekken vanaf 1 maart 2024 (terugwerkende kracht) tot en met 28 februari 2028 (24 maanden vooruit).
Relatie met LTSD-management
Het beheren van langlopende leveranciersverklaringen (LTSD-management) omvat:
- Tijdig vernieuwen van verklaringen voor het verstrijken van de geldigheidstermijn.
- Monitoren van productwijzigingen die de oorsprongsstatus kunnen beinvloeden.
- Archiveren van alle verklaringen voor de wettelijk vereiste bewaartermijn (minimaal 3 jaar na het jaar van uitvoer).
- Valideren bij ontvangst op volledigheid en juistheid.
- Escaleren bij ontbrekende of verlopen verklaringen.
Veelgemaakte fouten
| Fout | Gevolg |
|---|---|
| Onjuiste of ontbrekende HS-code | Verklaring dekt het product niet afdoende |
| Verlopen LTSD niet tijdig vernieuwd | Leveringen in de tussenperiode zijn ongedekt |
| Verkeerde voorgeschreven tekst gebruikt | Verklaring is juridisch ongeldig |
| Geen vermelding van cumulatie terwijl cumulatie is toegepast | Oorsprongsclaim kan worden afgewezen |
| Ondertekening door onbevoegde persoon | Verklaring is niet rechtsgeldig |
| LTSD met terugwerkende kracht van meer dan 12 maanden | Overschrijding van de wettelijke limiet |
Wat te controleren bij ontvangst
- Is de voorgeschreven formulering correct en conform de juiste bijlage?
- Kloppen de productomschrijving en HS-codes met de daadwerkelijk geleverde goederen?
- Valt de leveringsdatum binnen de geldigheidsperiode van de verklaring?
- Is de verklaring ondertekend door een bevoegde vertegenwoordiger?
- Is de oorsprongsstatus duidelijk en consistent met de toeleveringsketen?
- Zijn eventuele cumulatieverwijzingen correct opgenomen?
Gevolgen van ontbrekende of onjuiste verklaringen
Zonder geldige leveranciersverklaring kan de exporteur geen bewijs leveren voor de preferentiele oorsprong van het eindproduct. Dit leidt tot:
- Verlies van het preferentiele tarief bij invoer.
- Mogelijke naheffing van het verschil tussen het preferentiele en het normale tarief.
- Boetes bij herhaalde non-compliance.
- Reputatieschade bij afnemers en douaneautoriteiten.
Leveranciersverklaringen vormen de basis van elke preferentiele oorsprongsclaim. Structureel LTSD-management is onmisbaar voor bedrijven die regelmatig exporteren onder handelsovereenkomsten.
Related articles
- LTSD-checklist: van onboarding tot renewals: Standaardiseer intake, monitoring en vernieuwing van LTSD-dossiers.
- LTSD-management: van handmatig naar geautomatiseerd in 3 stappen: Transformeer leveranciersverklaringenbeheer van foutgevoelig handmatig werk naar een gestroomlijnde, geautomatiseerde workflow.
- Supplier risk management: van spreadsheet naar systeem: Waarom spreadsheets tekortschieten voor leveranciersrisicobeheer en hoe u een systematische aanpak implementeert die schaalt met uw organisatie.
Related downloads
- Van LTSD naar audit-klare oorsprongsdossiers: Stapsgewijs draaiboek om leveranciersverklaringen om te zetten in verdedigbare, audit-klare oorsprongsdossiers.
- Vendor-risk checklist: Beveiliging, datalocatie, uitlegbaarheid en CBAM-gereedheidscontroles.
- Gids voor leveranciersonboarding en audittrail: Praktische portalrondleiding en audittemplates voor snellere leveranciersactivatie.
Related definitions
- LTSD: Een LTSD is een langlopende leveranciersverklaring die oorsprongsclaims over meerdere leveringen ondersteunt.
- Leveranciersverklaring: Een leveranciersverklaring legt vast welke oorsprongsinformatie een leverancier voor geleverde goederen afgeeft.
- BOM: Een BOM is de bill of materials: de gestructureerde samenstelling van een product.
- Audit trail: Een audit trail legt vast wie wat heeft gedaan, op basis van welke brondata en met welke beslislogica.