Duplicatas de certificats d'origine : procedure et conditions
Comment demander des duplicatas de certificats d'origine lorsque les originaux sont perdus, voles ou detruits.
Un duplicata d'un certificat d'origine est un deuxième exemplaire officiel délivré en cas de perte, de vol ou de détérioration de l'original. La délivrance de duplicatas est expressément prévue dans les protocoles d'origine des accords commerciaux de l'UE et obéit à des règles précises en matière de demande, de marquage et de validité.
Quand peut-on demander un duplicata ?
Les duplicatas sont admis dans les cas suivants :
| Motif | Autorisé | Justificatif requis |
|---|---|---|
| Perte de l'original | Oui | Déclaration écrite de l'exportateur |
| Vol | Oui | Dépôt de plainte recommandé |
| Détérioration (illisible) | Oui | Présentation de l'original endommagé |
| Destruction | Oui | Déclaration écrite avec circonstances |
| Deuxième exemplaire pour archivage | Non | Les duplicatas ne servent pas de copie |
| Exemplaire supplémentaire pour un tiers | Non | Un seul duplicata par original |
Procédure
Duplicata d'EUR.1
- L'exportateur soumet une demande écrite à l'autorité douanière qui a délivré l'original
- La demande doit indiquer le motif de la demande de duplicata
- L'autorité douanière examine la demande sur la base de ses registres
- En cas d'approbation, un duplicata portant la mention "DUPLICATA" (ou "DUPLICATE" / "DUPLIKAT") est délivré
- Le duplicata porte la date de délivrance de l'original
Duplicata du formulaire A
La procédure est identique à celle de l'EUR.1. L'autorité compétente du pays d'exportation délivre le duplicata portant la mention "DUPLICATA".
Marquage
Le duplicata doit être clairement identifiable en tant que tel :
- Mention : "DUPLICATA" / "DUPLICATE" / "DUPLIKAT" dans la case 7 ou à un emplacement bien visible
- Date : le duplicata porte la date de délivrance de l'original
- Numérotation : le duplicata reçoit en général un numéro d'enregistrement propre avec référence au numéro de l'original
Validité
| Aspect | Règle |
|---|---|
| Début de validité | À compter de la date de délivrance de l'original |
| Durée de validité | Identique à l'original |
| Délai de présentation | Court à partir de la date de l'original, pas du duplicata |
| Plusieurs duplicatas | En règle générale, un seul duplicata par original |
Particularités
Invalidation de l'original
La délivrance d'un duplicata entraîne en principe l'invalidation de l'original. Si l'original est retrouvé ultérieurement, il ne peut plus être utilisé. L'exportateur est tenu de remettre l'original retrouvé à l'autorité douanière.
Duplicata de déclarations d'origine sur facture
Pour les déclarations d'origine sur facture, il n'existe pas de procédure formelle de duplicata. L'exportateur peut toutefois apposer une nouvelle déclaration d'origine sur un duplicata de la facture commerciale. Celle-ci doit porter la date de la déclaration initiale.
Reconnaissance internationale
L'autorité douanière d'importation du pays de destination doit en principe reconnaître les duplicatas, à condition qu'ils soient correctement marqués. En pratique, des questions peuvent survenir, notamment lorsqu'un délai important s'est écoulé entre la date de l'original et la présentation du duplicata.
Conseils pratiques
- Conservez toujours des copies de tous les certificats d'origine délivrés
- Signalez la perte immédiatement à l'autorité émettrice
- Informez l'importateur du retard et du duplicata à venir
- Vérifiez que le délai de validité de l'original n'est pas encore expiré avant de demander un duplicata
- Documentez l'ensemble de la procédure pour vos archives
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